Na fakturze VAT mogą pojawić się dwie daty: data wystawienia faktury i data sprzedaży (data dokonania lub zakończenia dostawy/usługi). Różnica między nimi ma znaczenie podatkowe - wpływa na moment rozliczenia VAT i terminy płatności.
W skrócie
- Data wystawienia: kiedy fizycznie wystawiasz fakturę.
- Data sprzedaży: kiedy faktycznie dokonała się dostawa lub zakończono usługę.
- Gdy daty są identyczne: możesz pominąć datę sprzedaży na fakturze.
- Gdy daty się różnią: podaj obie - data sprzedaży wpływa na rozliczenie VAT.
Czym jest data wystawienia faktury
Kiedy piszesz fakturę.
Data wystawienia to data kiedy faktycznie sporządziłeś dokument faktury. Może być wcześniejsza lub późniejsza niż data sprzedaży, ale jest ograniczona przepisami.
Kiedy możesz wystawić fakturę: najwcześniej 30 dni przed datą sprzedaży. Najpóźniej 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (dla dostaw i usług krajowych).
Przykład: sprzedaż miała miejsce 28 maja. Fakturę możesz wystawić najwcześniej 28 kwietnia (30 dni przed) lub najpóźniej 15 czerwca (15 dnia następnego miesiąca).
Data wystawienia na fakturze: obowiązkowy element każdej faktury VAT. Wpisujesz ją zawsze, niezależnie od tego czy różni się od daty sprzedaży.
Czym jest data sprzedaży
Kiedy nastąpiła transakcja.
Data sprzedaży to data dokonania dostawy towarów lub wykonania (zakończenia) usługi. To ona wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Dla dostaw towarów: data fizycznego wydania towaru kupującemu (lub przewoźnikowi). Przy wysyłce - data nadania.
Dla usług: data zakończenia usługi. Jeśli usługa jest jednorazowym zdarzeniem - data tego zdarzenia. Jeśli usługa trwa w czasie - data zakończenia.
Dla usług ciągłych (abonament, najem, stała obsługa): obowiązek podatkowy powstaje z upływem każdego okresu rozliczeniowego. Data sprzedaży = ostatni dzień okresu (np. 30 września dla abonamentu wrześniowego).
Kiedy daty są takie same
Najczęstszy przypadek.
W codziennej działalności małych firm daty są zazwyczaj zgodne: wystawiasz fakturę tego samego dnia co dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę. To najprostsza sytuacja.
Gdy daty są tożsame: ustawa o VAT zezwala na pominięcie daty sprzedaży na fakturze. Wystarczy data wystawienia. Większość programów do fakturowania domyślnie wstawia datę wystawienia = datę sprzedaży.
Przykład: naprawiłeś komputer klienta i wystawiłeś fakturę tego samego dnia. Data wystawienia = data sprzedaży = np. 15 czerwca. Jedna data na fakturze wystarczy.
Kiedy daty się różnią
Kiedy to istotne.
W kilku typowych sytuacjach data sprzedaży różni się od daty wystawienia faktury.
Koniec miesiąca: zrobiłeś pracę 28 maja ale fakturę wystawiasz 2 czerwca. Data sprzedaży: 28 maja. Data wystawienia: 2 czerwca. Na fakturze wpisujesz obie daty. VAT rozliczasz za maj (bo sprzedaż nastąpiła w maju).
Długoterminowe projekty: skończyłeś projekt 30 marca, ale klient chce fakturę dopiero 1 kwietnia. Data sprzedaży: 30 marca. Data wystawienia: 1 kwietnia. VAT za marzec, nie kwiecień.
Wystawienie faktury z wyprzedzeniem: wystawiasz fakturę 1 marca za dostawę planowaną na 15 marca. Data wystawienia: 1 marca. Data sprzedaży: 15 marca (lub wpisujesz planowaną datę dostawy). VAT od dnia dostawy.
Data sprzedaży a obowiązek podatkowy VAT
Klucz do rozliczenia.
Data sprzedaży bezpośrednio wpływa na to KIEDY rozliczasz VAT w deklaracji.
Zasada ogólna: obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi - czyli w dniu „daty sprzedaży”.
Co to oznacza w praktyce: jeśli sprzedałeś towar 28 maja a fakturę wystawiłeś 2 czerwca, VAT od tej transakcji wykazujesz w deklaracji za MAJ, nie za czerwiec. Data wystawienia faktury nie decyduje o terminie VAT - decyduje data sprzedaży.
Wyjątek - zaliczki: jeśli dostałeś zaliczkę przed sprzedażą, obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania zaliczki. Data sprzedaży nie ma wtedy znaczenia dla tej kwoty.
Wyjątek - usługi ciągłe: abonament, najem, stały serwis. Obowiązek podatkowy powstaje z upływem okresu rozliczeniowego (ostatni dzień miesiąca, kwartału). Data sprzedaży = koniec okresu.
Data sprzedaży w różnych rodzajach działalności
Przypadki szczególne.
Leasing i najem: data sprzedaży = każdorazowo ostatni dzień okresu rozliczeniowego (miesiąca, kwartału). Fakturę możesz wystawić wcześniej (np. na początku miesiąca) ale data sprzedaży to koniec okresu.
Roboty budowlane: obowiązek podatkowy w budownictwie wyjątkowo wiąże się z wystawieniem faktury (lub z upływem terminu do jej wystawienia). Warto to sprawdzić z biurem rachunkowym jeśli działasz w branży budowlanej.
Eksport towarów: data sprzedaży = data wydania towarów (lub data graniczna wynikająca z dokumentów celnych). Stawka 0% jest warunkowa - wymaga dokumentacji eksportowej w określonym terminie.
Faktury wystawiane z góry za przyszłe usługi: jeśli wystawiasz fakturę „z góry” za abonament na przyszły miesiąc - wpisuj prawidłową datę sprzedaży (koniec przyszłego miesiąca), nie datę wystawienia.
Jak wpisać daty na fakturze w programie
Gdzie to wpisać.
W każdym programie do fakturowania masz osobne pola dla obu dat.
Pole „data wystawienia”: data dzisiejsza lub dowolna data w dozwolonym przedziale (najwcześniej 30 dni przed sprzedażą, najpóźniej do 15. następnego miesiąca).
Pole „data sprzedaży” lub „data dostarczenia/wykonania”: wpisz rzeczywistą datę zdarzenia. Jeśli to data ciągła - ostatni dzień okresu. Jeśli taka sama jak wystawienia - możesz zostawić puste lub wpisać tę samą datę.
Co jeśli zapomnisz wpisać datę sprzedaży: program może wstawić domyślnie datę wystawienia. To często jest prawidłowe, ale sprawdź czy faktura rozliczy się w odpowiednim miesiącu podatkowym.
Data sprzedaży a korekty i zmiany
Jak poprawiać błędne daty.
Błędna data sprzedaży na wystawionej fakturze wymaga korekty. To istotne bo nieprawidłowa data może oznaczać VAT rozliczony w złym miesiącu.
Korekta błędnej daty sprzedaży: wystawiasz fakturę korygującą z prawidłową datą sprzedaży. W polu „przyczyna korekty” wpisujesz np. „błędna data sprzedaży - korekta do prawidłowej daty”. Rozliczenie VAT zależy od tego kiedy faktycznie nastąpiła sprzedaż (prawidłowa data), nie od daty wystawienia korekty.
Korekta może wymagać korekty deklaracji: jeśli błędna data sprzedaży spowodowała wykazanie VAT w złym miesiącu, możliwe że trzeba złożyć korektę deklaracji VAT za dany miesiąc. Skonsultuj z biurem rachunkowym kiedy taka sytuacja zaistnieje.
Nota korygująca nie wystarczy: nota korygująca (wystawiana przez nabywcę) służy do poprawiania błędów formalnych (nazwę, adres). Data sprzedaży to element merytoryczny - zmienia ją wyłącznie faktura korygująca od sprzedawcy.
Data sprzedaży a moment odliczenia VAT przez nabywcę
Perspektywa kupującego.
Data sprzedaży wpływa nie tylko na rozliczenia sprzedawcy, ale też na to kiedy nabywca może odliczyć VAT.
Kiedy nabywca odlicza VAT: w rozliczeniu za okres w którym powstało u niego prawo do odliczenia. Prawo to powstaje zasadniczo nie wcześniej niż w momencie gdy u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy (data sprzedaży) i gdy nabywca posiada fakturę.
Przykład: sprzedawca wystawił fakturę 3 czerwca za usługę wykonaną 28 maja. Nabywca otrzymał fakturę 5 czerwca. Sprzedawca wykazuje VAT za maj (data sprzedaży). Nabywca może odliczyć VAT za czerwiec (kiedy miał fakturę) lub za maj jeśli już wtedy miał fakturę - zależy od szczegółów.
Praktyczna porada: przy transakcjach przekraczających granicę miesiąca warto uzgodnić z kontrahentem termin wystawienia faktury tak żeby oboje rozliczali tę samą transakcję w tym samym miesiącu. Unika się nieporozumień i potencjalnych rozbieżności w JPK.
Czego NIE robić
Typowe błędy z datami.
Rozliczać VAT od daty wystawienia zamiast sprzedaży: jeśli daty się różnią, VAT rozliczasz od daty sprzedaży. Błąd może skutkować zaległością podatkową lub nadpłatą.
Wystawiać faktury z datą po 15. następnego miesiąca: przekroczenie terminu to błąd formalny. Faktura wystawiona po terminie jest „spóźniona” - może rodzić konsekwencje przy kontroli.
Podawać nieprawdziwą datę sprzedaży: wpisywanie daty „wstecz” czy „z góry” niezgodnie z rzeczywistością to manipulacja dokumentem. Fiskus może zakwestionować transakcję.
Mylić datę sprzedaży z datą zamówienia: zamówienie złożono 1 marca, dostawa 15 marca. Data sprzedaży to 15 marca (dostawa), nie 1 marca (zamówienie).
Powiązane artykuły
- Jak wystawić duplikat faktury - kiedy i kto może to zrobić
- Jak wystawić fakturę - elementy, krok po kroku i KSeF
Najczęstsze pytania
Czy muszę wpisywać datę sprzedaży jeśli jest taka sama jak data wystawienia?
Nie - gdy obie daty są identyczne, nie musisz wpisywać daty sprzedaży na fakturze. Ustawa o VAT (art. 106e) zwalnia z tego obowiązku jeśli data dostawy lub wykonania usługi jest taka sama co data wystawienia. W praktyce wiele programów i tak wpisuje obie daty dla jasności - to nie jest błąd.
Kiedy mogę wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy?
Możesz wystawić fakturę najwcześniej 30 dni przed planowaną datą dostawy lub wykonania usługi. Wcześniejsze wystawienie (ponad 30 dni) jest naruszeniem przepisów. Data sprzedaży na takiej fakturze to planowana data dostawy, nie data wystawienia.
Co jeśli nie wiem kiedy dokładnie skończyłem usługę?
Przy usługach ciągłych lub trudnych do dokładnego datowania - ustal z kontrahentem zasady (np. „usługa zakończona z chwilą dostarczenia raportu”). Dobrze jest mieć protokół odbioru lub podobny dokument. W przypadku wątpliwości - data na potwierdzeniu akceptacji przez klienta to bezpieczny punkt odniesienia.
Czy data sprzedaży wpływa na termin płatności faktury?
Nie bezpośrednio. Termin płatności (np. 14 lub 30 dni) liczy się zazwyczaj od daty wystawienia faktury lub daty jej doręczenia - zależnie od umowy z kontrahentem. Data sprzedaży wpływa na rozliczenie VAT, nie na termin płatności.
W którym miesiącu wykazać sprzedaż gdy faktura wystawiona jest w następnym miesiącu?
W miesiącu daty sprzedaży, nie wystawienia. Przykład: usługa wykonana 29 maja, faktura wystawiona 3 czerwca. VAT wykazujesz w deklaracji za maj. Jeśli rozliczasz się kwartalnie - w deklaracji za II kwartał (kwiecień-czerwiec).
Jak KSeF obsługuje datę sprzedaży?
Faktura ustrukturyzowana w KSeF zawiera pole „data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi”. Pole jest obowiązkowe gdy data ta jest inna niż data wystawienia faktury. KSeF rejestruje dokładny czas przyjęcia faktury - ale to nie jest data sprzedaży ani wystawienia w sensie podatkowym.
Co zrobić gdy błędna data sprzedaży spowodowała zaległość VAT?
Jeśli przez błędną datę sprzedaży wykazałeś VAT w złym miesiącu, potrzebujesz: (1) faktury korygującej z prawidłową datą sprzedaży, (2) korekty deklaracji VAT za odpowiedni miesiąc. Zaległość w VAT nalicza odsetki od terminu płatności, nie od daty wystawienia korekty. Im szybciej poprawisz błąd, tym mniejsze odsetki. Biuro rachunkowe pomoże obliczyć kwotę odsetek i prawidłowo ująć korektę w JPK.