Faktura korygująca (nota korygująca to coś innego) to dokument który zmienia wcześniej wystawioną fakturę VAT. Wystawiasz ją gdy popełniłeś błąd, zmieniły się warunki transakcji lub klient zwrócił towar. Korekta rodzi skutki podatkowe - zmienia kwoty VAT w deklaracji.
W skrócie
- Faktura korygująca: zmieniasz cenę, ilość, dane, stawkę VAT lub anulujesz transakcję.
- Nota korygująca: nabywca poprawia błędy formalne (nazwy, dane) - nie skutki podatkowe.
- Korekta in minus (zmniejszenie podatku): dopiero po potwierdzeniu odbioru przez nabywcę (z wyjątkami).
- Korekta in plus (zwiększenie podatku): rozliczasz w momencie wystawienia korekty.
Kiedy wystawiasz fakturę korygującą
Przesłanki korekty.
Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106j) fakturę korygującą wystawia się gdy: udzielono rabatu lub obniżki ceny (po sprzedaży). Zwrócono towar lub część towaru. Zwrócono część lub całość zapłaty. Stwierdzono błąd w cenie, stawce VAT, kwocie VAT lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Korekta in minus: zmniejszasz kwotę VAT należnego. Dostałeś mniej niż na fakturze, udzieliłeś rabatu, klient zwrócił towar. Rozliczasz po spełnieniu warunków (potwierdzenie odbioru lub inne).
Korekta in plus: zwiększasz kwotę VAT należnego. Błąd na fakturze zaniżał cenę lub kwotę VAT. Rozliczasz w miesiącu wystawienia korekty lub odkrycia błędu.
Elementy faktury korygującej
Co musi zawierać.
Artykuł 106j ustawy o VAT określa elementy faktury korygującej:
Obowiązkowe: wyraz „faktura korygująca” lub „korekta”. Numer kolejny i data wystawienia. Numer i data wystawienia faktury pierwotnej (którą koregujesz). Dane sprzedawcy i nabywcy (takie same jak na pierwotnej). Przyczyna korekty. Kwoty po korekcie lub różnica (co się zmieniło).
Format prezentacji danych: możesz pokazać „przed i po” (wartości pierwotne i po korekcie) lub tylko różnicę (ile dodajesz lub odejmujesz). Większość programów do fakturowania pokazuje format „przed i po” - czytelniejszy.
Korekta in minus - kiedy rozliczać
Zasada uzgodnienia.
Faktura korygująca in minus zmniejsza VAT należny u sprzedawcy i VAT naliczony u nabywcy. Przepisy wymagają spełnienia warunków przed rozliczeniem korekty.
Stare zasady (do 2020): sprzedawca musiał mieć potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę.
Nowe zasady (od 2021): sprzedawca rozlicza korektę in minus gdy posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Dokumentacja może być: potwierdzenie emailem, protokół zwrotu towaru, aneks do umowy, dowód zwrotu zaliczki. Nie musi być to fizyczne potwierdzenie odebrania korekty - wystarczy udokumentowanie uzgodnienia.
Termin rozliczenia: w okresie rozliczeniowym gdy spełnisz warunki uzgodnienia (masz dokumentację).
Korekta in plus - kiedy rozliczać
Prościej niż in minus.
Korekta in plus (podwyższenie ceny lub VAT) ma inne zasady rozliczania.
Błąd po stronie sprzedawcy (zaniżona cena, błędna stawka VAT): rozliczasz w miesiącu wystawienia faktury pierwotnej (błędnej). Możliwa konieczność korekty deklaracji za wcześniejszy okres.
Błąd wynikający z przyczyn zewnętrznych (np. wzrost cen surowców uzgodniony z kontrahentem): rozliczasz w miesiącu uzgodnienia nowej ceny (lub gdy zaistniały przyczyny podwyższenia).
Nabywca: przy korekcie in plus nabywca obowiązany jest do uwzględnienia korekty w miesiącu wystawienia (lub uzgodnienia) - musi zmniejszyć odliczony VAT.
Nota korygująca - czym różni się od korekty
Ważna różnica.
Nota korygująca to zupełnie inny instrument - wystawia ją NABYWCA, nie sprzedawca.
Kiedy nabywca wystawia notę: sprzedawca popełnił błąd w danych formalnych które nie wpływają na kwoty VAT. Np. błędna nazwa nabywcy, błędny adres, błędny NIP, błędna data.
Czego nota NIE koryguje: kwot, stawek VAT, opisu towaru lub usługi - te elementy wymagają faktury korygującej od sprzedawcy.
Procedura noty: nabywca wystawia notę korygującą i wysyła do sprzedawcy. Sprzedawca potwierdza (podpisem lub odpowiedzią mailową). Po potwierdzeniu nota funkcjonuje razem z pierwotną fakturą jako komplet.
W KSeF: po wdrożeniu KSeF noty korygujące będą wystawiane przez nabywcę w systemie - sprzedawca akceptuje lub odrzuca notę elektronicznie.
Jak wystawić korektę krok po kroku
Praktyczny przewodnik.
Krok 1 - ustal co koregujesz: błąd w cenie, zwrot towaru, udzielony rabat, błąd w danych? Od tego zależy treść korekty.
Krok 2 - otwórz fakturę pierwotną w programie: w większości programów do fakturowania możesz wybrać „wystaw korektę” bezpośrednio przy fakturze.
Krok 3 - wypełnij korektę: zaznacz co się zmienia. Program zazwyczaj kopiuje dane z faktury pierwotnej i prosi o podanie nowych wartości lub różnicy.
Krok 4 - podaj przyczynę korekty: obowiązkowy element. Krótki opis („zwrot towaru”, „rabat posprzedażowy”, „błędna stawka VAT - korekta do 8%”).
Krok 5 - wyślij do nabywcy: PDF emailem lub przez KSeF (gdy obowiązkowy).
Krok 6 - uzyskaj potwierdzenie uzgodnienia (przy korekcie in minus): email potwierdzający przyjęcie korekty, protokół zwrotu, aneks - cokolwiek dokumentuje uzgodnienie z nabywcą.
Anulowanie faktury vs korekta do zera
Kiedy co stosować.
Czasem zamiast korekty możliwe jest anulowanie faktury - ale tylko w określonych sytuacjach.
Anulowanie faktury: możliwe gdy faktura nie dotarła do nabywcy i nie została zaksięgowana. Obie strony muszą wyrazić zgodę. W praktyce: przechowujesz oryginał z adnotacją „anulowana” i kopię - nie wchodzi do deklaracji VAT.
Korekta do zera: gdy transakcja faktycznie miała miejsce ale np. towar wrócił, umowa się rozwiązała, zaliczka zwrócona. Wystawiasz korektę do całości kwoty (do 0 zł). Wchodzi do deklaracji VAT jako zmniejszenie.
W KSeF: anulowanie faktury przez KSeF ma konkretną procedurę. Nie możesz po prostu „skasować” faktury - musisz wystawić korektę lub anulowanie zgodnie z przepisami systemu.
Korekta faktury a rozliczenie VAT w deklaracji
Jak wykazać w JPK_VAT.
Faktura korygująca wpływa na twoje rozliczenia VAT. Sposób jej wykazania w deklaracji JPK_VAT zależy od rodzaju korekty.
Korekta in minus w JPK_VAT: wykazujesz jako zmniejszenie podstawy opodatkowania i zmniejszenie VAT należnego. W JPK_VAT pole „korekta podstawy opodatkowania” i „korekta podatku”. Rozliczasz w miesiącu spełnienia warunków uzgodnienia.
Korekta in plus w JPK_VAT: wykazujesz jako zwiększenie podstawy opodatkowania i zwiększenie VAT należnego. Zazwyczaj rozliczasz w miesiącu gdy zaistniała przyczyna podwyższenia (lub wystawienia korekty).
Znacznik „WEW” lub „KOR”: w ewidencji VAT możesz używać specjalnych oznaczeń dla korekt. Program do fakturowania powinien automatycznie nadawać właściwe kody przy wystawianiu korekty.
Korekty przyszłych deklaracji: jeśli korekta dotyczy wcześniejszego okresu, możliwe że musisz złożyć korektę deklaracji VAT za ten okres. Skonsultuj z biurem rachunkowym kiedy ta sytuacja ma miejsce - nie zawsze jest konieczna.
Korekty przy handlu z zagranicą
Szczególne przypadki.
Przy transakcjach zagranicznych (WDT, eksport, import usług) korekty mają pewne specyficzne zasady.
WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów): korekta in minus przy WDT wymaga dokumentacji jak przy krajowej - uzgodnienia z nabywcą. Korekta in plus przy WDT - zasady jak przy transakcjach krajowych.
Eksport towarów: przy korekcie do faktury eksportowej pamiętaj o dokumentacji potwierdzającej wywóz towaru.
Import usług i odwrotne obciążenie: korekta faktury zagranicznego dostawcy (jeśli to ty rozliczasz VAT) wymaga wystawienia wewnętrznego dokumentu korekty w twoim systemie.
Faktury zagraniczne w PLN: przy korektach faktur wystawionych w walucie obcej stosuj ten sam kurs co na fakturze pierwotnej (lub kurs z dnia korekty jeśli tak wynika z umowy). Różnice kursowe rozliczasz oddzielnie. Warto skonsultować z biurem rachunkowym który kurs jest właściwy w danym przypadku - zasady różnią się w zależności od tego czy korekta wynika z błędu czy ze zmiany warunków transakcji.
Czego NIE robić
Błędy przy korektach.
Wystawiać korekty do faktury która nie istnieje: numer faktury pierwotnej musi być prawidłowy. Pomyłka w numerze = błędna korekta.
Rozliczać korektę in minus bez dokumentacji uzgodnienia: od 2021 wymagana jest dokumentacja uzgodnienia, nie samo potwierdzenie odbioru korekty. Brak dokumentacji = ryzyko zakwestionowania przez fiskusa.
Mylić fakturę korygującą z notą korygującą: fakturę korygującą wystawia sprzedawca. Notę korygującą wystawia nabywca. Cel i skutki - różne.
Nie numerować korekt ciągło: faktury korygujące numeruje się w tej samej serii co faktury VAT lub w oddzielnej serii (zależnie od twojego systemu) - ale numeracja musi być ciągła i unikalna.
Powiązane artykuły
- Data sprzedaży a data wystawienia faktury - czym się różnią i kiedy je stosować
- Jak wystawić duplikat faktury - kiedy i kto może to zrobić
- Jak wystawić fakturę - elementy, krok po kroku i KSeF
Najczęstsze pytania
Jak długo po wystawieniu faktury mogę wystawić korektę?
Nie ma formalnego limitu czasowego w ustawie o VAT. Korektę możesz wystawić nawet po kilku latach. Praktycznie ograniczeniem są: terminy przedawnienia zobowiązań podatkowych (zazwyczaj 5 lat), możliwość korekty deklaracji podatkowych (5 lat wstecz) i kwestia przedawnienia w stosunkach handlowych.
Czy korekta faktury to to samo co storno?
W rachunkowości „storno” to technika księgowania błędnych zapisów. Faktura korygująca to dokument podatkowy. W praktyce małych firm terminy bywają mylone, ale prawnie faktura korygująca (dokument VAT) różni się od operacji storna w księgowości. Twoje biuro rachunkowe wie jak to zaksięgować.
Jak nabywca rozlicza otrzymaną korektę in minus?
Nabywca (który odliczył VAT z faktury pierwotnej) musi zmniejszyć odliczenie o kwotę wynikającą z korekty. Rozlicza to w deklaracji za okres gdy spełniono warunki uzgodnienia korekty (lub gdy nabywca mógł uzgodnienie przyjąć). Nabywca który nie zmniejszy odliczenia = naruszenie przepisów VAT.
Czy mogę korygować fakturę wystawioną przez KSeF?
Tak - korekta do faktury KSeF odbywa się też przez KSeF (po wdrożeniu obowiązkowym). Wystawiasz fakturę korygującą w systemie, nabywca odbiera przez KSeF. Procedura jest analogiczna do wystawiania pierwotnej faktury - formularz korekty z odniesieniem do numeru KSeF faktury pierwotnej.
Co jeśli pomyliłem się w NIP nabywcy?
NIP to błąd formalny. Możliwe dwa podejścia: nota korygująca od nabywcy (jeśli nabywca wyśle notę z prawidłowym NIP i ty ją potwierdzisz). Faktura korygująca od ciebie (z prawidłowym NIP). Oba rozwiązania są stosowane - zależy od tego co jest wygodniejsze dla obu stron.
Czy korekta faktury wymaga podpisu?
Nie - faktury VAT (ani korekty) nie wymagają podpisu w rozumieniu przepisów o VAT. Wystarczy wystawić dokument i dostarczyć nabywcy. W KSeF podpisów nie ma w ogóle - system sam uwierzytelnia i archiwizuje dokumenty, co upraszcza cały obieg fakturowy.
Jak korygować fakturę jeśli klient nie chce jej przyjąć?
Klient nie może odmówić przyjęcia korekty in minus - masz prawo ją wystawić i ona obowiązuje nawet bez akceptacji nabywcy (przepisy zmieniły się w 2021 r.). Wysyłasz korektę pocztą lub e-mailem, dokumentujesz wysyłkę. Inaczej przy korekcie in plus: tam nadal potrzebujesz dokumentów potwierdzających że nabywca wie o przyczynie zwiększenia podatku. W praktyce: zachowuj potwierdzenia odbioru korekt szczególnie przy dużych kwotach.