Klauzula RODO do CV aktualna 2024 - wzór i czy jest obowiązkowa

Dostałeś CV od znajomego sprzed kilku lat i widzisz starą klauzulę z poprzedniej ustawy o ochronie danych. Wysyłasz CV bez klauzuli bo „tak jest teraz modnie”. A może szukasz aktualnego wzoru? Ten artykuł wyjaśni ci kiedy klauzula jest potrzebna i co dokładnie wpisać.

W skrócie
- Klauzula RODO nie jest obowiązkowa przy aplikowaniu na konkretną ofertę - Kodeks pracy już na to pozwala.
- Klauzula jest obowiązkowa gdy chcesz żeby pracodawca trzymał CV „na przyszłość” na kolejne rekrutacje.
- Aktualny wzór 2024: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV…”
- Stara klauzula z ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku - już nieaktualna.
- Brak klauzuli nie dyskwalifikuje CV - pracodawca i tak może cię odrzucić lub zaproszić na rozmowę.

Czy klauzula RODO do CV jest obowiązkowa

Odpowiedź na najczęstsze pytanie.

Krótka odpowiedź: nie zawsze.

Przy aplikowaniu na konkretną ofertę: pracodawca ma podstawę prawną do przetwarzania twoich danych z Kodeksu pracy (Art. 22(1) § 1 KP). Dane które może zbierać: imię, nazwisko, data urodzenia, kontakt, wykształcenie, przebieg kariery. Nie potrzebuje twojej zgody na przetwarzanie tych danych w procesie rekrutacji. Klauzula nie jest wymagana.

Gdy chcesz być w bazie danych na przyszłość: jeśli chcesz żeby firma zachowała twoje CV na kolejne rekrutacje - potrzebujesz klauzuli. Bez twojej zgody firma musi usunąć CV po zakończeniu rekrutacji. Z klauzulą może trzymać CV przez czas w niej wskazany.

Dane dodatkowe: jeśli dodajesz w CV dane których Kodeks pracy nie wymaga (zdjęcie, informacje o zdrowiu, prywatności, hobby) - technicznie powinieneś zaznaczyć że je dobrowolnie udostępniasz. W praktyce klauzula to rozwiązuje.

Aktualny wzór klauzuli RODO do CV 2024

Wersja minimalna i rozszerzona.

Minimalna klauzula do aplikowania na jedną ofertę:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym CV dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.).”

Klauzula rozszerzona - na przyszłe rekrutacje:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w niniejszym CV przez [nazwa firmy] z siedzibą w [miasto] dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2018, poz. 1000 oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.). Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych przez okres [6 miesięcy / 1 roku / 2 lat] od daty złożenia niniejszej aplikacji.”

Klauzula minimalna wystarczy w 90% przypadków. Rozszerzoną stosuj gdy firma wprost prosi lub gdy zależy ci żeby zostać w ich bazie kandydatów.

Stara klauzula - dlaczego jest nieaktualna

Historia i zmiana prawa.

Przez lata wszyscy kopiowali tę samą klauzulę - i to był błąd.

Stara klauzula z ustawy z 1997 roku: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, Dz.U. 1997 Nr 133 poz. 883 z późn. zm.)”. Ta klauzula powołuje się na ustawę która przestała obowiązywać 25 maja 2018 roku.

Co się zmieniło w 2018 roku: RODO weszło w życie w całej Unii Europejskiej. W Polsce ustawa o ochronie danych osobowych z 2018 roku zastąpiła starą ustawę z 1997 roku. Każda klauzula powołująca się na „ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku” jest już nieaktualna. Nie jest to błąd krytyczny - pracodawca zrozumie o co chodzi - ale wygląda nieprofesjonalnie.

Jak sprawdzić czy masz aktualną klauzulę: poszukaj daty „1997” lub „Dz.U. 1997” w klauzuli. Jeśli jest - zamień na aktualny wzór.

Gdzie umieścić klauzulę w CV

Pozycja w dokumencie.

Klauzula powinna być na końcu CV.

Standardowe miejsce: ostatnia linia dokumentu, mniejszą czcionką (8-9 pt zamiast 11-12 pt). Oddzielona od reszty tekstu cienką linią lub po prostu akapitem. Część rekruterów w ogóle jej nie czyta - traktowana jest jako formalność.

Format: kursywa wyróżnia klauzulę od reszty dokumentu. Mniejszy rozmiar czcionki - tak żeby nie zajmowała za dużo miejsca. Nie ma potrzeby dawać nagłówka „Klauzula RODO” - to oczywiste.

Czy wpisać imię i podpis: nie - w dokumencie elektronicznym podpis jest niemożliwy. W CV papierowym (coraz rzadsze) można dopisać datę i miejscowość pod klauzulą.

Co pracodawca może zrobić z twoimi danymi

Granice przetwarzania danych.

Prawo ogranicza to jak pracodawca może korzystać z twojego CV.

Co pracodawca może: zbierać dane niezbędne do rekrutacji. Przesyłać CV do osób zaangażowanych w rekrutację (HR, menedżer, dyrektor). Archiwizować przez czas trwania rekrutacji.

Czego pracodawca nie może: udostępniać CV osobom niezwiązanym z rekrutacją. Sprzedawać danych. Przetwarzać danych w celach innych niż podane. Trzymać CV dłużej niż potrzeba (bez twojej zgody - tylko do końca rekrutacji).

Prawo do usunięcia danych: możesz poprosić o usunięcie swoich danych w każdym momencie. Pracodawca ma obowiązek to zrobić (chyba że ma inną podstawę prawną). W praktyce: wyślij e-mail do HR z prośbą o usunięcie danych. Tyle.

Skarga do UODO: jeśli uważasz że firma przetwarza twoje dane nielegalnie - możesz złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. UODO może przeprowadzić kontrolę i nałożyć karę na pracodawcę.

RODO a dodatkowe sekcje CV

Jakie dane są „bezpieczne” do wpisania.

Kodeks pracy określa jakie dane pracodawca może od ciebie wymagać. Reszta to opcja.

Dane z Kodeksu pracy (pracodawca ma prawo pytać): imię i nazwisko. Data urodzenia. Adres zamieszkania lub do korespondencji. Informacje o wykształceniu. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane które wpisujesz dobrowolnie: zdjęcie. Numer telefonu (podajesz bo chcesz żeby zadzwonili). E-mail. LinkedIn. Portfolio. Zainteresowania.

Dane których pracodawca nie może wymagać: informacje o zdrowiu. Stan cywilny. Wyznanie religijne. Poglądy polityczne. Przynależność związkowa.

Jak to działa w praktyce: wpisując coś czego pracodawca formalnie nie może wymagać - robisz to dobrowolnie. Klauzula RODO w CV „legalizuje” tę dobrowolność. Bez klauzuli pracodawca też przetworzy te dane - ale technicznie powinien mieć twoją zgodę na dane spoza Kodeksu pracy.

Prawa kandydata w procesie rekrutacji

Co możesz zrobić jeśli czujesz naruszenie.

RODO dało ci konkretne prawa jako kandydatowi.

Prawo dostępu do danych: możesz zapytać firmę jakie twoje dane posiada i w jakim celu je przetwarza. Firma ma obowiązek odpowiedzieć w ciągu 30 dni.

Prawo do sprostowania: jeśli firma ma błędne dane (np. stary adres) - możesz poprosić o korektę.

Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): możesz poprosić o usunięcie swoich danych po zakończeniu rekrutacji. Firma musi je usunąć chyba że ma inną podstawę prawną do dalszego przechowywania.

Prawo do ograniczenia przetwarzania: możesz poprosić o wstrzymanie przetwarzania twoich danych na czas rozpatrzenia skargi lub sprostowania błędów.

Jak egzekwować prawa: wyślij e-mail do działu HR lub inspektora danych osobowych firmy. Jeśli firma nie odpowie w 30 dni lub odpowie niesatysfakcjonująco - możesz złożyć skargę do UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych).

Czego NIE robić

Błędy z klauzulą RODO.

Kopiować klauzuli z 1997 roku: stara ustawa już nie obowiązuje. Aktualna klauzula powołuje się na RODO (2016/679).

Pisać bardzo długiej klauzuli: kilka zdań wystarczy. Widziałem CV gdzie klauzula zajmowała całą stronę - to przesada. Rekruter nie ma czasu tego czytać.

Wierzyć że klauzula „chroni” cię prawnie: klauzula RODO to zgoda na przetwarzanie danych - nie umowa. Pracodawca który chce nadużyć twoich danych i tak to zrobi (i poniesie konsekwencje). Klauzula nie jest tarczą - jest formalnością.

Dawać klauzuli na początku CV: klauzula jest na końcu. Nikt nie zaczyna CV od „Wyrażam zgodę na…”.

Powiązane artykuły

Najczęstsze pytania

Co się stanie jeśli nie dam klauzuli do CV?

Nic szczególnego - pracodawca i tak przetworzy twoje dane bo ma podstawę w Kodeksie pracy. Twoja aplikacja nie zostanie odrzucona z powodu braku klauzuli. Klauzula jest potrzebna tylko gdy chcesz być w bazie na przyszłe rekrutacje lub gdy dodajesz dane których Kodeks pracy nie wymaga.

Czy muszę podawać imię pracodawcy w klauzuli?

Nie - minimalna klauzula bez nazwy firmy jest wystarczająca. Wpisywanie nazwy firmy ma sens tylko gdy chcesz żeby ten konkretny pracodawca trzymał twoje CV na przyszłość. Przy standardowej aplikacji na ofertę - pomiń nazwę.

Jak długo pracodawca może trzymać moje CV?

Bez klauzuli: tylko przez czas trwania rekrutacji. Z klauzulą: przez czas wskazany w klauzuli. Pracodawca nie może trzymać CV dłużej niż wynikało z klauzuli. Zazwyczaj 6-24 miesiące.

Czy klauzula musi być po polsku?

W CV po polsku - tak, klauzula po polsku. W CV po angielsku do zagranicznej firmy - możesz dać klauzulę po angielsku. Ważne żebyś rozumiał co podpisujesz.

Co jeśli firma wymaga specjalnej klauzuli?

Niektóre firmy podają własny wzór klauzuli w ogłoszeniu lub na stronie rekrutacyjnej. Używaj wzoru firmy jeśli go podała - to ich wymóg i masz pewność że jest aktualne. Jeśli firma podaje własny wzór - użyj go zamiast standardowego.

Czy klauzula RODO ma termin ważności?

Twoja zgoda trwa tak długo jak wskazałeś w klauzuli lub do momentu gdy ją cofniesz. Możesz cofnąć zgodę w każdej chwili wysyłając e-mail do HR firmy. Firma ma wtedy obowiązek zaprzestać przetwarzania i usunąć dane. Nie ma automatycznego wygasania zgody - musisz aktywnie ją cofnąć jeśli chcesz żeby dane zostały usunięte po zakończeniu rekrutacji.

Czy firma może przechowywać moje CV bez zgody po zakończeniu rekrutacji?

Nie - bez Twojej wyraźnej zgody na przyszłe rekrutacje firma musi usunąć CV po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Standardowy czas przechowywania bez dodatkowej zgody to czas trwania rekrutacji plus max kilka miesięcy (np. na wypadek odwołania). Dlatego klauzula z dopiskiem „na potrzeby przyszłych rekrutacji” jest ważna jeśli chcesz pozostać w bazie kandydatów. Bez niej - dane idą do kosza wraz z zakończeniem procesu.